Voor veel klanten is projectmanagement een ‘vaag’ begrip. Er worden bij ieder project uren voor gereserveerd, maar wat wordt er nou precies in die tijd gedaan? ‘Kunnen we daar niet wat uren in besparen?’.
Voordat ik bij Elephant kwam werken, zat ik aan de klantzijde bij diverse internetprojecten. Ik werkte op een online marketing afdeling en was zo betrokken bij alles wat met de website te maken had. Juist omdat ik ook deze andere kant van projecten heb gezien, en de frustraties heb ervaren, heb ik een heel duidelijk beeld van waar projectmanagement kan falen of slagen. Graag vertel ik wat ik als projectmanager bij Elephant ervaar als de 5 belangrijkste onderdelen binnen projectmanagement; de 5 rollen die je aanneemt als projectmanager. Dit geeft je niet alleen een kijkje in de keuken van projectmanagement bij Elephant, maar licht ook wat meer toe over hoe belangrijk dit onderdeel is binnen een project.
1. Projectmanager als mede-eigenaar van het project
Je verdiepen in het product en de markt waarin de klant zich bevindt is voor alle betrokken disciplines in het project enorm belangrijk. Als projectmanager neem ik de leiding in een project en help ik klanten hun doelen te bereiken. Dit is de reden waarom bij Elephant de projectmanager altijd aanwezig is bij alle meetings. Als projectmanager vertegenwoordig je namelijk later in het proces de klant, binnen het development team. Het is dus belangrijk dat je van alles op de hoogte bent en zodoende precies weet wat belangrijk is voor je klant en het project in z’n geheel.
2. Projectmanager als organisator
Als projectmanager heb je de taak ervoor te zorgen dat iedereen binnen het team met elkaar blijft communiceren. Waar nodig faciliteer je meetings en ondersteun je deze. Ook ben je de spil tussen klant en team hierin. Vragen vanuit het team verzamel je en neem je door met de klant, zodat deze niet heel de dag wordt bestookt met belletjes en mailtjes. Hetzelfde geldt natuurlijk andersom; vragen en wensen vanuit de klant verzamelen en filteren zijn een belangrijke taak en houden alles overzichtelijk voor de developers.
3. Projectmanager als planner
In ieder project is het voor het gehele team (in mijn geval dus zowel klant als de teamleden bij Elephant) belangrijk een haalbare planning op te stellen. Dat hier nog marge in zit voor feedback en aanpassingen is bij het opstellen van de planning iets wat zeker niet uit het oog verloren moet worden. Plan werkzaamheden nooit te dicht op elkaar. Een planning waarbij één van de teamleden (klant of bureau) al weet dat deze niet wordt gehaald, heeft niemand iets aan. Van te voren laat ik alle leden van het team, en dus ook de klant, de planning zien en zorg ik dat iedereen aan boord is.
Een belangrijke tip die ik kan geven bij het opstellen van een planning voor een websiteproject is dat er voldoende tijd ingepland wordt voor het vullen van content door de klant zelf. Dit kan vaak worden onderschat en kan mede daardoor een groot gevaar zijn voor het niet behalen van een eventuele deadline.
4. Projectmanager als budgetbewaker
Gaandeweg het project zullen zowel het development team als de klant met nieuwe wensen komen. Zaken waarvan iemand denkt dat ze handig zijn om toe te voegen. Als projectmanager heb je hierin een belangrijke rol om als eerst te filteren; heeft de klant dit echt nodig? Is dit een korte termijn oplossing, of ook voor de lange termijn? Valt het nog binnen de scope van het huidige project en wat voor afspraken zijn hierover gemaakt? Ook stem je de prioriteit af, moet dit nog in de huidige scope (het huidige project) worden meegenomen of kan het wachten tot een latere fase? Meer info over het stellen prioriteiten en hoe je dit aan kunt pakken vind je ook in dit artikel.
Een voorbeeld van hoe we bij Elephant het budget bijhouden
Alle vragen zijn belangrijk voor het bepalen of de wens wordt meegenomen in de huidige scope. Het bewaken van deze scope, zodat het team niet over budget gaat, is een belangrijke taak die je hebt als projectmanager.
5. Projectmanager als facilitator
Na oplevering van het project is het managen van het project nog niet voorbij. Er is nog dagelijks/wekelijks contact met de klant. Ook wordt er, indien van toepassing, een verzameling gemaakt van alle wensen die niet in de scope vielen en kan er zo een vervolgtraject worden uitgewerkt. Je website up-to-date houden is een continue proces, en daarin denk je als projectmanager graag mee met je klanten.
Projectmanagementtools zijn een must!
Afsluitend wil ik meegeven dat een goede projectmanagementtool ook ontzettend kan helpen bij het overzichtelijk houden van het geheel. Eigenlijk bij alle onderdelen zijn er tools die je kunnen helpen.
Trello gebruiken we om het project en taken in te beheren.
Harvest gebruiken we voor het bewaken van budget.
Google sheets & Google Docs gebruiken we voor opstellen van planningen en documentatie.
Eindconclusie
Besparen op projectmanagement-uren binnen een project is dus niet verstandig. Er gaat nou eenmaal tijd zitten in het faciliteren van meetings, overleggen en aansturen van diverse disciplines. Wanneer je als projectmanager een tekort aan tijd hebt om dit en de 5 bovengenoemden onderdelen goed uit te voeren, kan dit een serieuze impact hebben op het slagen van een project.
Wil je meer weten of de aanpak binnen projecten bij Elephant, of kijk je bijvoorbeeld graag een keer mee met hoe ik met Trello werk? Laat het me gerust weten!
