5 scrum principes voor online projecten

5 waardevolle scrum principes in online trajecten

Bij Elephant werken we intern volgens scrum. Scrum is een methode om (digitale) producten te maken. Centraal in deze methodiek staan samenwerking binnen een multidisciplinair team, flexibiliteit en werkende producten boven documentatie. Elephant hanteert scrum voor alle online trajecten en dat ervaren we als heel waardevol. De methodiek vergt wel een andere denkwijze en aanpak. Wil je zelf aan de slag met scrum in jouw online projecten? Begin dan in ieder geval met het naleven van deze 5 principes.

1. De eindgebruiker centraal stellen

Wanneer je een digitaal product gaat maken, doe je dit altijd voor een eindgebruiker en met een bepaald doel. Begrijpen waarom jouw product nodig is en wie het gaat gebruiken, is essentieel.

In scrum wordt er altijd met sprints gewerkt: korte ontwikkelrondes waarin een team gezamenlijk aan de slag gaat voor het product. In sprints is er weinig tijd voor discussie en onduidelijkheid. Beslissingen moeten snel genomen worden om de sprint goed af te kunnen ronden. En die beslissingen kun je alleen goed maken als je je eindgebruiker in kaart hebt.

Hoe meer vragen en verwarring over eindgebruiker en doelen, des te moeilijker het is om de juiste afwegingen te maken in sprints. Onduidelijkheid resulteert dan ook in verkeerde beslissingen of vertraging van de sprint (en dus vertraging van de oplevering). Terwijl een sprint juist bedoeld is voor snelle oplevering.

Dit kun je doen door persona’s te ontwikkelen. Door je doelgroep in de vorm van archetypes te karakteriseren, krijg je een beeld bij wat ze belangrijk vinden, hoe ze op zoek gaan naar een product of dienst, waar ze zich door laten beïnvloeden en welke doelen, vragen en belemmeringen ze hebben.

Dave Gray's Empathy map

De Empathy Map van Dave Gray bevat onderdelen die je in je persona’s kunt opnemen. Bron: Adammonago.com

Deze inzichten zijn buitengewoon waardevol (en noodzakelijk!) in de ontwikkeling van jouw website, webshop of ander digitaal product. Idealiter ontwikkel je zelfs een complete online strategie, waarin persona’s, customer journey, doelstellingen en meer onderdelen uitgebreid worden uitgewerkt.

2. Vrijheid en commitment

Wanneer je weet wat het digitale product moet bevatten, kun je natuurlijk een projectplan opzetten, de benodigde teamleden inschakelen en een uitgebreide planning maken. Volgens scrum ontneem je het team zo echter veel vrijheid. Door die vrijheid weg te nemen, neemt ook een deel van de toewijding af.

Het team zal zich minder verantwoordelijk voor het traject voelen, omdat je al heel veel voor ze hebt ingevuld. Juist door het team volledige vrijheid te geven in het bedenken van oplossingen, krijgt het totale verantwoordelijkheid – iets dat je team alleen maar zal omarmen.

Geef je teamleden dus vooral een doel en laat de oplossing aan hen over. In ruil daarvoor vraag je alleen dat het binnen een gestelde termijn en binnen gestelde kaders wordt opgelost.

3. Eliminate waste

“Working software over comprehensive documentation” 

Stel, je moet een projectplan opstellen voor een groot project dat een jaar gaat duren. Je wordt gevraagd het plan te presenteren, inclusief planning en verwachte resultaten. Om zo’n plan te maken, moet je erg veel aannames doen. Maar in een jaar tijd kan er een hoop gebeuren, zowel extern als intern.

  • Extern: de behoeften van de eindgebruiker kunnen veranderen en er kunnen in de tussentijd nieuwe technieken, nieuwe concurrenten of vergelijkbare producten op de markt komen.
  • Intern: een van de teamleden in het project krijgt een andere baan of er komen nieuwe stakeholders bij met andere belangen.

Een dergelijk plan opstellen is daarom vrijwel onmogelijk. Het is dan ook beter je te richten op hetgeen wat je nu weet en wat je ook nu kunt aanpakken. Natuurlijk is er een langetermijnvisie nodig, maar werk die niet meteen niet tot in detail uit. Kortom:

  • Weg met grootschalige documentatie en dikke projectplannen.
  • Gebruik alleen praktische, korte documenten
  • Presenteer prototypes, delen van het product en maak dan een plan voor de komende maand enzovoort

Hiermee zorg je ervoor dat het project flexibel genoeg is om een andere richting op te kunnen, mocht het nodig zijn.

4. Timeboxing

Meetings hebben een negatieve impact op de productiviteit van je team: hoe meer vergaderingen, hoe minder er gedaan wordt. Daarom is het principe ‘timebox everything‘ enorm belangrijk: bepaal vooraf hoe lang een activiteit mag duren. Zo voorkom je uitloop en blijf je productief.

Timeboxing geeft iedereen het besef dat tijd kostbaar is. Jullie hebben nu eenmaal niet oneindig de tijd om alles tot in detail door te nemen. Begin dus bij het belangrijkste en ga snel verder.

Onthoud: overhaasten is niet nodig, maar lang niet alles is belangrijk. Leer jezelf, je team en de stakeholders dus aan met timeboxing te werken en houd je hier vervolgens ook aan.

5. Shippable product

Eén van de belangrijkste waardes van scrum is dat je er een verkorte ‘time-to-market’ mee kunt creëren. Ofwel, je kunt sneller je website, webshop of app lanceren. Om deze waarde van het scrumprincipe echt te hanteren, moet er binnen sprints wel gewerkt worden aan iets wat shippable is.

Een shippable product is hetgeen dat het team aan het eind van de sprint oplevert. Het is pas shippable als het voldoet aan de vooraf gestelde definition of done (DoD). Vanuit de DoD mogen er bijvoorbeeld geen neppe teksten of beelden in de pagina’s zitten en moet het product getest zijn, zodat er geen bugs in de te lanceren features zitten. Met deze werkwijze lever je aan het eind van de sprint een daadwerkelijk bruikbaar onderdeel op.

Definition of done checklist in Scrum met de Ikea Lack tafel als voorbeeld

De DoD checklist van de IKEA Lack tafel. Bron: Yodiz.com

Formuleer je een gebrekkige DoD en is dus niet helemaal duidelijk hoe je shippable product eruit moet zien? Dan loop je het risico op een niet goed werkend product. Onderstaande foto maakt denk ik alles duidelijk.

Gebrekkige Definition of Done Scrum

Resultaat van een gebrekkige DoD. Bron: Yodiz.com

Door de sprints op deze wijze in te richten, kun je in principe iedere week, 2 of 4 weken een release plannen en je digitale product in zeer korte termijn lanceren of uitbreiden.