Het beheren van budgetten is en blijft één van de moeilijkste maar tegelijkertijd belangrijkste onderdelen gedurende een project. Voor de opdrachtgever is het één van de belangrijkste pijlers waarop gelet wordt en los van of het budgettechnisch goed of fout verloopt, bepalen de financiën ook de sfeer en nasmaak van een project.

Het beheren van de budgetten is voor mij als projectmanager dus een belangrijke focus om het project in goede banen te leiden. Het geeft mij handvatten om te sturen en ervoor te zorgen dat het project binnen de lijnen blijft. Het bepaalt ook welke tijd en disciplines we in het project stoppen om het vooraf bepaalde resultaat te behalen.

Neem iedereen mee

Daarom is het belangrijk om vooraf een duidelijk briefing af te geven waar de budgetten in vermeld worden. Door in de briefing in te gaan op de disciplines die nodig zijn voor het project, deel je ook de verantwoordelijkheden met het team. Daarnaast geef je op die manier richtlijnen om mee te denken binnen het project en creëer je tegelijkertijd een stukje verantwoordelijkheid.

Voor het team is het handig om te weten wie welke budgetten heeft om er zo voor te zorgen dat bijvoorbeeld de webdesigner tijdens het design van de website ook rekening houdt met de capaciteiten van de developers en meedenkt in de haalbaarheid van het project. Kortom: een briefing inclusief budgetten staat aan de basis van een goedwerkend en verantwoordelijk team.

Tegelijkertijd is het ook essentieel om in deze eerste fase de opdrachtgever mee te nemen in (de budgetten van) het project. Door de opdrachtgever op de hoogte te houden rondom de de eerste stappen en de aanpak, voorkom je misverstanden en verrassingen. Zo zorg je ervoor dat iedereen ook begrijpt welke keuzes gemaakt worden en welke impact dit heeft op het project.

Maar even terug naar het begin…

Het sturen op budgetten begint eigenlijk al vanaf de eerste stap. Bij ons is dat het salesproces. Om de budgetten goed te verdelen, is het belangrijk dat ons team, meestal bestaande uit een strateeg, designer, developers en de projectmanager, snel betrokken raakt bij het project en een eerste scoping kan afgeven. Op die manier proberen wij vanaf het begin duidelijk te krijgen wat de vraag is en welk probleem we gaan oplossen. Dit in combinatie met duidelijke randvoorwaarden, uitgangspunten en milestones moet uiteindelijk leiden tot een heldere opdracht en een realistische scoping. Doordat onze opdrachtgevers op dat moment inzien wat het project inhoudt en welke werkzaamheden er zijn, wordt de omvang van een project ook veel duidelijker en is het geldtechnisch allemaal makkelijker te begrijpen en verantwoorden.

Losse taken van vier uur

Zodra er met het team een duidelijke scope is gedefinieerd en de vraag van de opdrachtgever helder is, gaan we aan de slag om een inschatting van de uren te maken.  Voor elk punt definiëren we nauwkeurig hoeveel tijd het kost. Elke inschatting is anders. Wel hebben we intern een aantal basisregels waar iedere schatting aan moet voldoen. Voor een goede inschatting brengen wij de scope meestal terug in losse taken die niet groter zijn dan vier uur werk. Op deze manier krijgt het team meer inzicht in wat de vraag daadwerkelijk inhoudt en zijn de inschattingen ook een stuk realistischer. We merkten in het verleden namelijk dat als we de inschatting algemeen hielden, er toch vaak nog veel onvoorzien werk uitkwam. Naast de uren is het slim om per taak de juiste disciplines te koppelen. Dit onder meer om duidelijk inzicht te krijgen in de verdeling van de werkzaamheden maar ook om te checken of er eventueel een extra teamlid moet om bijvoorbeeld de gewenste deadline te halen. Dit zijn allemaal randzaken die invloed hebben op de doorloop en daarmee automatisch ook op de budgetten.

We merkten in het verleden dat als we de inschatting algemeen hielden, er toch vaak nog veel onvoorzien werk uitkomt.

Fabian van den Houten

Door naar een plan van aanpak

Het plan van aanpak volgt zodra de scoping helder is. Dit helpt de projectmanager bij het in kaart brengen van welke (extra) uren nodig zijn om een project goed te laten verlopen. Denk hierbij aan de kick-off, stand up’s en de oplevermomenten. Allemaal dingen die regelmatig vergeten worden om mee te nemen, maar die al snel oplopen qua tijd en dus geld. Op basis van de opdracht en ervaringen brengen we ook de risico’s in kaart. Dat wordt vaak onderschat en niet meegenomen in de budgetten, maar het is wel belangrijk. Om reden hiervan calculeren we ook altijd onvoorziene zaken in. Dit zorgt ervoor dat je als projectmanager de ruimte hebt om bepaalde keuzes te maken en het team te beschermen zonder direct een lastig gesprek bij de opdrachtgever te moeten voeren.

Alles bijhouden

Omwille hiervan is het ook verstandig om het verloop van de budgetten bij te houden. Op deze manier kan het team, maar ook de opdrachtgever, terugzien welke afspraken en keuzes gemaakt zijn en wat voor impact dit op het project heeft. Daarnaast houden we vanaf het begin tot het einde een historie bij. Doordat we met het team in de salesfase al aansluiten, verandert het budget tussentijds nog wel eens. Het voordeel daarvan is wel dat het team al bijtijds bekend is met de vraag van de opdrachtgever en dus kan meedenken over een oplossing die binnen het budget haalbaar is. Zodra dit akkoord is, wordt het een opdracht met een budget. Vanaf dit moment is het belangrijk dat het team betrokken raakt bij de planning en plannen die gemaakt zijn. Zorg ervoor dat iedereen op één lijn zit en de juiste uitgangspunten en randvoorwaarden heeft om zijn werk te doen. Zo zorgen wij bijvoorbeeld dat de strateeg inzicht heeft in de budgetten van design en development. Op deze manier borgen we dat de opgestelde strategie ook haalbaar is voor design en development. Gedurende het designproces zijn er meerdere stand ups en reviews waarbij het team meekijkt en input levert op ux en development en tegelijkertijd ook beoordelen of iets haalbaar is binnen de gestelde kaders (en dus de budgetten).

Duidelijkheid per fase

We werken in ontwikkelsprints en delen dit ook met de opdrachtgever. Per fase is het duidelijk wat we doen en welke budgetten daarbij komen kijken. Om de voortgang te monitoren, hebben we dagelijks een zogenaamde project stand up, met als doel de werkzaamheden op elkaar af te stemmen en een duidelijk plan maken tot de volgende stand up. Rekening houdend met wat er al gedaan is en met wat er nog moet gebeuren. Als projectmanager is dit het ideale moment om inzicht te krijgen in wat er gebeurt binnen het project én of dit nog volgens de afspraken verloopt.

Bijsturen waar nodig

Ondanks dat iedereen zich aan de afspraken houdt, bestaat er altijd een kans dat er iets gebeurt dat niet op voorhand ingecalculeerd is en wat een flinke impact kan hebben op het project. Dit is eigenlijk bijna niet voorkomen. Het is belangrijk hier direct op in te spelen en niet te wachten tot het laatste moment. Door er met het team alert op te zijn zorg je er namelijk voor dat er zo snel mogelijk een oplossing volgt die vaak ook rust creëert. Daarnaast is het fijn dat er meteen een duidelijk verhaal is, mét onderbouwing, richting de opdrachtgever. Dit voorkomt vervelende situaties na afloop. Een ander veelvoorkomend issue met effect op (onder andere) budget is dat de opdrachtgever tussentijds nieuwe wensen heeft. Het is belangrijk om de impact hiervan direct te communiceren met de opdrachtgever. Wanneer er een nieuwe aanvraag binnenkomt, proberen we dit direct op te pakken en inzichtelijk te maken hoe groot de impact hiervan is op de tijdlijn en de kosten. Doordat we in het begin duidelijk gecommuniceerd hebben over de scope van het project en het daarbij behorende plan, merk je dat dit vaak prima verloopt en goed begrepen wordt.

Evalueren

Om ieder project weer een beetje beter te doen, houden we altijd een uitgebreide evaluatie. Dit doen we zowel intern met onze eigen mensen, als met de opdrachtgever erbij. Het is ontzettend leerzaam om terug te kijken naar het verloop van een project. Waren de inschattingen vooraf in verhouding met de werkelijkheid? Zijn er punten van aandacht die we volgende keer niet mogen vergeten? Bepaalde dingen die toch meer tijd of geld hebben verkocht? Kan alles goed verklaard worden? Op deze manier creëren we inzicht in onze ‘fouten’ en dit helpt logischerwijs bij het in kaart brengen van (onder andere) de budgetten bij ieder volgend project.

Kortom: het budgetbeheer bij een digitaal project is van ontzettend veel facetten afhankelijk en ook enorm aan verandering onderhevig. Het allerbelangrijkste is dat wij als digitaal bureau duidelijk communiceren met de opdrachtgever. Wat kost het qua tijd, wat kost het qua geld en hoe kunnen we dat verklaren. Alle betrokkenen moeten altijd op de hoogte zijn. Van begin tot eind en alle stadia daar tussenin!