Onze kennis delen draagt bij aan het doel om samen te groeien, dus laten we hier regelmatig developers aan het woord. Of een designer. Of een strateeg. Af en toe een marketeer. Maar de facility manager van de kudde, die hebben we nog nooit laten zien. Daar moest verandering in komen, want het werk van onze Kim is hartstikke belangrijk en zij zorgt er in the end voor dat alle randvoorwaarden voor een goede werkplek op orde zijn. En daar profiteert heel de kudde natuurlijk van, maar onze klanten ook.
“Als office manager probeer ik alle ballen in de lucht te houden. Dat varieert van de financiële administratie tot het organiseren van events. Oh ja, daarnaast zorg ik ervoor dat alles in en rondom het pand goed geregeld is. Kortom: ik heb mijn handen vol. Dit werk vraagt om prioriteiten kunnen stellen, organisatietalent en daadkracht. Elephant is een klein bureau met een open cultuur en veertien gezellige olifanten met allemaal zo hun eigen wensen op het gebied van facility. Hoe zorg ik ervoor dat ik het overzicht behoud en mijn interne klant, mijn collega’s dus, zo goed mogelijk faciliteer? Daar heb ik wel wat tips voor.”
Luisteren is een must
“Als je de rol van facility manager op je neemt, moet je goed kunnen luisteren. Je collega’s komen niet altijd direct naar je toe met vragen of verzoeken, maar ik probeer ze wel altijd op te vangen. Tijdens de lunch bijvoorbeeld, hoor ik genoeg. Ik probeer deze behoeften te inventariseren, ik noteer ze en kijk of ik er direct wat mee kan doen of dat ik het op een later moment oppak. Het kan hierbij echt gaan om kleine dingen. Bijvoorbeeld iemand die bepaalde vleeswaren bij de lunch mist. Als die vleeswaren een week later toch op tafel staan, dan ziet de collega dat er naar hem of haar geluisterd wordt. Dat is echt belangrijk.”
Toegankelijk zijn
“Dit is logisch. Als jij het aanspreekpunt binnen de organisatie bent, moeten de collega’s wel op je af durven stappen. Vooral in kleinere organisaties waar iedereen direct met elkaar communiceert. Zelf ben ik een rustig en vriendelijk persoon en mijn collega’s weten dat ik luister. Ze vertrouwen erop dat ik hun aanvragen oppak en netjes afhandel. Wel moet je natuurlijk ook nee durven verkopen, of in ieder geval duidelijk maken waar je prioriteiten liggen. Ik zeg dan vaak iets als: “Ja, dat kan ik oppakken, maar niet nu direct. Dat wordt over twee weken.”
Wel moet je natuurlijk ook nee durven verkopen, of in ieder geval duidelijk maken waar je prioriteiten liggen.
Een centraal punt
“Juist omdat we een klein en informeel bureau zijn en ik zo toegankelijk mogelijk wil zijn, komt het vaak voor dat ik via allerlei routes aanvragen krijg. Dan staat er iemand aan mijn bureau, krijg ik belletjes, mails of een bericht via Slack. Om te voorkomen dat een verzoek ergens in de vergetelheid raakt, is het slim om een centraal punt te hebben waar collega’s hun verzoeken kunnen indienen. Wij doen dat via Basecamp. Daar kan iedereen ook de verzoeken die ingediend zijn bekijken, zodat we allemaal weten wat er speelt.”
Doelen stellen
“Ook op het gebied van facility is het aan te raden om doelen te stellen, zodat je sturing en prioriteit kunt geven aan de verzoeken of projecten die binnenkomen. Draagt iets niet bij aan een doel? Dan verschuift het naar achteren. Ik gebruik het altijd als criteria en communiceer dit ook met mijn collega’s. Dan weten ze precies waarom ik iets wel of niet doe. De doelen bij Elephant heb ik bepaald, maar wel weer met de input van al mijn collega’s. Aan de hand van een korte vragenlijst heb ik gepeild wat de medewerkers op dit moment belangrijk vinden omtrent facility. Van deze belangrijkste punten zijn vervolgens de doelen geformuleerd voor 2020/2021. Zo laat je meteen weer zien dat er geluisterd wordt naar de behoeften binnen Elephant.”
Waarderen van collega’s
“Een kaartje sturen op de verjaardag van een collega, met gebak vieren dat iemand twee jaar in dienst is, met z’n allen toasten bij de lancering van een nieuw website. Er zijn genoeg manieren om als bedrijf je waardering te uiten naar medewerkers. Ook door gezamenlijk leuke activiteiten te organiseren zoals bijvoorbeeld een barbecue of in ons geval de welbekende Elephant Wintersport. Dit zorgt ervoor dat het team hechter wordt, dat iedereen het leuk vindt om bij Elephant te werken en dat ze loyaal zijn.
Als facility manager hoef je je dus nooit te vervelen, er is altijd werk te doen. Ik vind het een leuke en veelzijdige baan. De combinatie tussen ‘van alles wat’ en het echte contact met mijn collega’s maken dat ik iedere dag weer met plezier naar mijn werk ga!”
