De employee journey

De ideale employee journey: zo begeleid je talent van eerste contact tot afscheid

Elke organisatie wil graag de juiste mensen aantrekken én behouden. Maar hoe begeleid je jouw medewerkers optimaal, van het eerste contact tot de allerlaatste werkdag? Het geheim zit in een heldere employee journey: een reis die alle fases van de medewerkerservaring visualiseert en waarmee je op elk moment waarde toevoegt. Maar wat is zo’n journey precies, waarom is het belangrijk, en hoe pak je het aan? In dit blog lees je hoe de employee journey eruitziet, welke stappen je niet mag vergeten en hoe je elk moment kunt benutten voor een sterk werkgeversmerk.

Wat is een employee journey?

De employee journey is de reis die (potentiële) medewerkers doorlopen bij jouw organisatie. Net als bij een customer journey onderscheid je verschillende fases: van een eerste ontmoeting tot het afscheid nemen. Een goed in kaart gebrachte journey helpt je niet alleen om talent aan te trekken, maar ook om mensen te behouden, te laten groeien én met een goed gevoel te laten vertrekken. Door alle fases te visualiseren, wordt direct duidelijk waar kansen liggen voor verbetering en waar je extra waarde kunt toevoegen.

Welke fases doorloopt je werknemer en hoe kun je hierop inspelen?

Elke medewerker doorloopt verschillende fases in zijn of haar reis binnen jouw organisatie: van het moment van bewustwording, waarin je je als werkgever presenteert, tot de uiteindelijke offboarding. Denk aan het opwekken van interesse bij potentiële kandidaten, het bieden van een heldere sollicitatieprocedure, een sterk aanbod, een warm welkom tijdens de onboarding, en blijvende aandacht voor groei wanneer iemand onderdeel van het team is. Tijdens iedere fase kun je inspelen op de behoeften van je medewerker door heldere communicatie, persoonlijke aandacht en het aanbieden van passende ontwikkelmogelijkheden. Door deze fases duidelijk te visualiseren en continu te verbeteren, bouw je aan een positieve medewerkerservaring die bijdraagt aan tevredenheid, behoud en een sterk werkgeversmerk.

Fase 1: bewustzijncreatie

Ontwakend interesse bij potentiële kandidaten

De reis begint wanneer een kandidaat nog niet actief zoekt naar een nieuwe uitdaging, maar wel nieuwsgierig is naar mogelijkheden voor groei. “Is dit nog de juiste plek voor mij, of moet ik verder kijken?” zijn typische vragen in deze fase. Er is geen dringende behoefte aan verandering, maar wel een reflectie op de eigen carrière.

Hoe speel je hierop in?

• Meetups voor ontwikkeling: Organiseer vier keer per jaar ‘demo dagen’ waarin je ontwikkelteam spannende nieuwe technologieën toont. Promoot deze evenementen lokaal en moedig je eigen developers aan om hun netwerk uit te nodigen.
• Inzichtelijke interviews: Ga een gesprek aan met andere developers en maak er een blogpost van. Zo laat je zien waarmee jouw bedrijf zich bezighoudt op development gebied.
• Werken-bij blogs: Deel verhalen op je werken bij website van je developers over waarom ze voor jouw bedrijf kozen en hun ervaringen. Zorg dat deze verhalen echt en transparant zijn, geen verkapte reclame.

Fase 2: van bewustzijn naar overweging

In deze fase is de kandidaat klaar voor een nieuwe stap en begint actief te zoeken naar een nieuwe uitdaging. Discretie is vaak belangrijk, aangezien ze hun huidige werkgever nog niet op de hoogte willen brengen van deze zoektocht.

Hoe speel je hierop in?

• Aantrekkelijke vacatures: Zorg dat er altijd vacatures online zijn voor verschillende rollen. Ook als je niet actief zoekt, nodig mensen uit voor een kennismaking. Zorg dat vacatureteksten meer zijn dan alleen functiebeschrijvingen; ze moeten een compleet beeld schetsen van wat je biedt.
• Duidelijke ‘Werken-bij’ pagina of site: Laat op deze pagina’s niet alleen vacatures zien, maar ook beelden van je kantoor, opdrachtgevers, projecten, en geef een blik op de bedrijfscultuur en activiteiten buiten het werk.
• Recruitment: Neem zelf het initiatief om geschikte kandidaten uit je netwerk te benaderen, of zoek actief naar talent dat goed bij de openstaande rollen zou passen

Fase 3: de sollicitatie

Optimaliseer het sollicitatieproces

In deze fase solliciteert een kandidaat op jouw vacature of je hebt de kandidaat zelf benaderd en hij/zij besluit om op basis hiervan te komen kennismaken. Dit zijn twee verschillende trajecten. De kandidaten die zelf solliciteren, hebben meestal al besloten dat ze hun huidige werkgever gaan verlaten. Kandidaten die jouw aanbod om kennis te maken hebben geaccepteerd, hebben nog niet besloten hun werkgever te verlaten. Houd er dus rekening mee dat dit wel echt twee verschillende scenario’s zijn.

Hoe je hierop kunt inspelen:

• Duidelijke communicatie over het sollicitatieproces
  Laat kandidaten vanaf het begin weten wat ze kunnen verwachten. Hoeveel gesprekken zijn er? Hoe snel wordt er een besluit genomen? Wat zijn de salarisindicaties? Door dit helder te communiceren, vermijd je onzekerheid en creëer je een positieve ervaring.
• Professionele en gepersonaliseerde presentatie
  Bij Elephant hebben we specifieke presentaties voor verschillende rollen, waarin we de werksfeer, projecten, opdrachtgevers, en tools uitlichten, inclusief het salarishuis en secundaire voorwaarden. Zo geven we een gestroomlijnde en indrukwekkende indruk aan kandidaten.
• Netwerkuitbreiding via LinkedIn
  Door elke kandidaat uit te nodigen op LinkedIn, bouw je een krachtig professioneel netwerk op dat zowel jouw persoonlijke als de organisatorische branding versterkt.
• Waardering voor alle kandidaten
  Bij Elephant tonen we onze waardering door afgewezen kandidaten een klein cadeau te geven, vooral als ze ver zijn gekomen in het proces. Dit benadrukt hoezeer we hun tijd en inspanning waarderen.

Fase 4: aanbod & acceptatie

Een passend voorstel

Na het sollicitatieproces volgt een cruciale stap, het doen van een passend voorstel. Hier wordt het verschil gemaakt tussen ‘misschien’ en ‘ja’. Wees transparant in voorwaarden, perks én verwachtingen.

Concrete acties:

• Zet alle afspraken helder op papier: salaris, startdatum, mogelijkheden voor groei.
• Maak het aanbodmoment speciaal, bijvoorbeeld door het contract persoonlijk langs te brengen of samen te proosten.
• Houd de lijntjes kort tot de eerste werkdag. Denk aan een extra telefoontje om het enthousiasme vast te houden.

Fase 5: de onboarding

Een warm welkom

Zodra een kandidaat is aangenomen begint de onboarding-periode. De tijd tot de startdatum biedt een uitgelezen kans om de nieuwe medewerker te betrekken bij jouw organisatie. Regelmatig contact in deze periode is essentieel.

Stappen voor een soepele onboarding:

• Gereedstaande werkplek: Zorg dat op de eerste dag alles klaarstaat – werkplek, e-mail, agenda, en alle essentiële tools.
• Duidelijk introductieprogramma: Bied een gestructureerd programma voor de eerste week.
• Vier het moment: Markeer het ondertekenen van het contract met een feestelijk moment zoals champagne of taart.
• Persoonlijk welkomstpakket: Stuur een welkomstpakket naar de thuis van de nieuwe werknemer of leg het klaar op kantoor als teken van waardering en welkom.

Fase 6: part of the team

Wanneer een medewerker eenmaal deel uitmaakt van het team, stopt employer journey niet. Het draait om het creëren van een omgeving waarin elke medewerker zich gewaardeerd en gelukkig voelt. Dit gaat verder dan ontspanningsfaciliteiten; het draait om professionele groei en de balans tussen werk en privéleven.

Sleutelacties voor Tevreden Teamleden:

• Begrijp en ondersteun ambities: Ken de doelen van elke medewerker en werk samen aan een realistisch ontwikkelingsplan.
• Ontwikkelingsmogelijkheden: Bied mogelijkheden voor professionele en persoonlijke groei.
• Betrokkenheid bij bedrijfsplannen: Betrek medewerkers actief bij de plannen en toekomst van het bedrijf.
• Persoonlijke aandacht: Toon waardering met kleine geschenken voor verjaardagen en jubilea.

Fase 7: offboarding

Offboarding hoeft niet negatief te zijn; het kan een moment zijn om dankbaarheid te tonen en succes te wensen voor de toekomst. Een positief offboarding-proces laat een blijvende goede indruk achter.

Essentiële Stappen voor Positief Offboarding:

• Informele exitgesprekken: Houd het gesprek informeel maar gepland, om betrokkenheid te tonen.
• Gepast afscheid: Organiseer een afscheid dat past bij de persoon, van borrels tot toespraken.
• Afscheidsgeschenken en -speeches: Geef een passend geschenk en persoonlijke toespraak als blijk van waardering.