Wil je jouw werken-bij website gaan koppelen met een ATS-systeem? Dan is het niet alleen belangrijk dat je een systeem kiest dat bij je past, maar ook dat er de juiste koppeling tot stand komt. Want hoe zorg je voor die perfecte samenwerking? Jeroen legt het je graag uit.
Het klinkt misschien als een open deur, maar de juiste ATS kies je op basis van wat je nodig hebt. Breng dus vooraf in kaart aan wat voor eisen je ATS-systeem moet voldoen, wat heb je op de korte termijn nodig en wat op de lange termijn? Als je vervolgens een ATS hebt gekozen, is het heel belangrijk dat er de juiste koppeling tot stand komt.
5 stappen waarmee een goede API-koppeling tot stand komt
1. Documentatie
Gratis tip van ons: hou altijd je ATS-leverancier en recruitment website gescheiden. Dan ben je namelijk nooit afhankelijk van elkaar. En onthoud: een specialist in het maken van ATS is geen specialist in het maken van een werken-bij website of recruitment website en vice versa. Een goede en duidelijke algemene documentatie is essentieel. Niet case geschreven, maar volledig, makkelijk en toegankelijk met een gestructureerde opzet. Want niets is zo vervelend als tijdens het bouwen er achterkomen dat de juiste handleiding ontbreekt.
2. Definieer de informatievoorziening
Wat wil je precies ophalen en is dat mogelijk binnen de koppeling? Wanneer je het design van de werken-bij website maakt is het van groot belang dat de technische datastructuur gecheckt wordt. Kijk of ook echt alles wat je wilt realiseren mogelijk is. Welke informatie moet zichtbaar zijn en waar uit de backoffice moet deze informatie vandaan komen? Is de benodigde informatie überhaupt aanwezig? Zo nee, hoe gaan we dit regelen? En hoe check je als bedrijf of de gehele informatievoorziening compleet is? Data die er niet is, kan je ook niet tevoorschijn toveren.
Kijk ook naar het sollicitatieproces. Als een kandidaat reageert, welke informatie moet dan binnen het ATS-systeem opgeslagen worden? Welke extra informatie heb je nodig? Welke van de 2 systemen (ATS of CMS) is verantwoordelijk voor het sturen van de automatische mails. Wie is verantwoordelijk voor al deze data?
Tip van mezelf:
‘’Door webcode van vacaturepagina te structureren op basis van structured data, herkent Google dit als een vacature. Wanneer je dit goed insteekt, neemt Google deze vacatures dus automatisch op. Andere vacaturebanken zoals Indeed pakken het weer anders aan, zij vragen of je hen een seintje geeft zodra er een vacature beschikbaar is, vervolgens wordt deze op Indeed geplaatst.’’
3. Check het support en development team bij je ATS-leverancier
Controleer hoe het met de support van de ATS-leverancier gesteld is door een aantal specifieke vragen te stellen of naar de reactiesnelheid te kijken. Bij de implementatie van een koppeling zal je namelijk veel contact hebben met de andere partij. Wanneer ze langzaam of slecht reageren is dat dus echt een red flag.
4. Kijk naar de projectinrichting
Wie is waar verantwoordelijk voor? Wat is de verdeling onderling, wie leidt het project en wie zijn de contactpersonen? Denk goed na over de projectinrichting, zoals planning, verantwoordelijkheid en het in kaart brengen van verschillende fases. Vergeet ook de oplever momenten, testmomenten en uiteindelijke manier van live gang niet. En tot slot: definieer ook wie er verantwoordelijk is voor het onderhoud.
5. Check of de API wordt aangeboden in een geschikt format
Kijk of het ATS-systeem een goede API-koppeling geeft en past bij de manier waarop je ATS wilt toepassen. Als er geen goede koppelingsmogelijkheid is, zit je namelijk vast aan wat de partij levert.
Welke ATS-koppelingen zijn er? Onze goede ervaringen
Er is een koppeling met diverse ATS-systemen mogelijk. Om goed in te schatten welk ATS bij jou past, zetten we er een paar voor je op een rij..
Een flexibel in te richten systeem, wat je volledig kunt aanpassen naar jouw wensen en werkwijze
Een snelle en goede koppeling, waardoor data alle kanten opgestuurd kunnen worden
Goede helpdesk, bij Bullhorn hebben ze de zaakjes echt op orde – Meest geschikt voor bedrijven waar er minstens 10 vacatures of meer open staan
Nadelen:
Deze uitgebreide koppeling is minder geschikt voor kleine bedrijven. Niet alleen vanwege de hogere kosten, maar ook door de ingewikkelde systemen die je als klein bedrijf simpelweg niet nodig hebt. Heb je een klein(er) bedrijf? Overweeg dan onderstaande koppelingen
2. Homerun: ‘kant en klaar’ ingericht systeem van Nederlandse bodem
Voordelen:
Je betaalt je software per openstaande vacature
Enorm sterke documentatie met een goede/stabiele API
Nederlandse partij met veel internationale werkzaamheden
Nadelen:
Je hebt als klant geen direct contactpersoon
‘Kant en klaar package’ is minde geschikt voor grote bedrijven met complexe recruitment processen
3. Recruitee: lijkt op Homerun, maar met meer opties voor grotere partijen
Voordelen:
Van Nederlandse Bodem
Sterke API
Goede documentatie
Verschillende niveaus in de producten
Nadeel:
Helpdesk is alleen op afstand, waarbij je geen direct contactpersoon hebt
4. Recruit CRM en Recruiterflow: opkomende Internationals
Voordelen:
Interessante partijen met sterke toekomstvisie op recruitment
Documentatie op orde wat betreft de API
Nadelen:
Lastig te bereiken helpdesk. Doen alles online en kan je niet mee in contact komen per telefoon
5. Google, Zoho, Dynamics en Afas: grote software leveranciers die veel meer dan alleen ATS bieden
Uiteraard kan je ook goed kopellen met de grotere partijen. Dit zijn leveranciers in de breedste zin van het woord, zij bieden o.a. ook ATS-oplossingen. Onthoud wel dat dit geen specialiste zijn op het gebied van ATS, maar juist meer software breed gespecialiseerd zijn. Dit soort leveranciers zijn vaak ook prijziger, maar wel aantrekkelijk wanneer de rest van je software infrastructuur ook op een van deze systemen is gebouwd. Is dit niet het geval, dan raden we je dit niet aan.
Voor welke ATS-koppeling ga jij?
Er zijn nog zoveel meer zeer geschikte ATS partijen op de markt, doe vooral zelf ook onderzoek naar wat jij belangrijk en fijn vindt. Let alleen altijd op dat er een goede mogelijkheid tot koppeling is. En ben je niet zeker? Laat je bureau dan met je meekijken.
Hulp nodig bij de ATS-koppeling voor jouw website. Jeroen helpt je graag!
