De rol van de opdrachtgever

Hoe een goede samenwerking tussen opdrachtgever en digitaal bureau de sleutel tot succes vormt.

Je hebt besloten dat je een nieuwe website nodig hebt en gaat op zoek naar een geschikt bureau. Zij maken ‘m en jij vult ‘m en dan ben je er. Toch? Niet helemaal. “Het succes van een project valt of staat met de samenwerking tussen de klant en het digitale bureau”, aldus Elephant’s projectmanager Ilse.

“Wij merken regelmatig dat de klant zijn eigen impact onderschat.” Als klant heb je dus wel degelijk een rol in het daadwerkelijk ontwikkelen van je website. In dit artikel gaat onze projectmanager Ilse jou precies vertellen wat jij per fase van het project moet doen om het meest optimale resultaat te bereiken.

1. Voorbereiding

Tijd en geld

In de eerste fase van een project is het belangrijk dat je goed in kaart brengt wat het budget is. Bespreek dit duidelijk met het digitale bureau en leg het ook vast. Dit voorkomt onaangename verrassingen of een scope creep achteraf. Daarnaast moet je als opdrachtgever zijnde niet enkel kijken naar het kostenplaatje in geld, maar ook in tijd. Tijdens de looptijd van een project wordt jouw agenda namelijk best snel opgeslokt door bijvoorbeeld het bijwonen van meetings zoals:

• Verschillende workshops
• Een strategie-, concept- en designpresentatie
• Feedback sessies
• Het testen en vullen van je website

Onderschat dit niet en maak er ook echt tijd voor vrij. Op het moment dat je een deadline niet haalt kan het namelijk zomaar zijn dat jouw project weken uitloopt. Dit komt doordat de developers van het digitale bureau (zoals bij Elephant) weken vooruit ingepland worden en dus niet zomaar kunnen schuiven in hun agenda. Je sluit dan in feite weer achterin de rij aan.

Alle afspraken vastleggen

Dat vastleggen van afspraken is niet alleen belangrijk als het aankomt op tijd en geld, maar ook voor nagenoeg alle andere ‘onderdelen’ binnen een project. Wie is verantwoordelijk voor welke onderdelen? Wie is er bijvoorbeeld beslissingsbevoegd en wie is het eerste aanspreekpunt? Hoe ziet de planning eruit en wat zijn de deadlines voor zowel de klant als het webbureau? Door dit soort zaken van tevoren af te spreken ontstaat er geen ruis in de communicatie en kun je dus sneller schakelen en stappen maken. Bij Elephant doen we dit altijd met een kick-off. Tijdens zo’n kick-off stellen we een document op waarin alle gemaakte afspraken vermeld staan. Daar kunnen we dan altijd naar terug grijpen mocht dat eens nodig zijn.

💡 Als je met meerdere partijen samenwerkt, bijvoorbeeld een digitaal bureau, een branding agency en online marketingbureau, dan is het belangrijk dat de afspraken voor alle deelnemende partijen helder en haalbaar zijn.

2. Strategie en design

Wat wil je?

In de tweede fase van een digitaal project begin je eigenlijk met het bepalen van de structuur van je nieuwe website. Ook kijk je naar wat er allemaal belangrijk is om je doelstellingen te behalen. Bij ons werk je in deze fase nauw samen met digitaal strateeg Jordy. Door middel van verschillende workshops zoals The Big intake en de persona sessie werken jullie samen uit hoe de customer journey eruitziet. Om dit gedeelte van het project zo soepel mogelijk te laten verlopen, is het belangrijk dat jij als opdrachtgever goed weet wat je wil bereiken en wie je doelgroep is. Hoe je als voorbereiding alvast een eerste stap kunt nemen? Stuur ons gerust een bericht, dan delen wij graag onze whitepapers met je.

Ziet het er goed uit?

Zodra de strategie bepaald is en soms zelfs tijdens de strategie, gaan onze designers voor je aan de slag. Zij verwerken alle input uit de strategische sessie in wireframes en/of designs, die passen bij jouw doel(groep). Tijdens en na de design presentatie is het belangrijk dat jij als opdrachtgever heel eerlijk bent en dat je kritisch kijkt of alle onderdelen die nodig zijn erin zitten. Houd je bij het geven van feedback aan de deadlines die je tijdens de kick-off hebt opgesteld.

3. Afronding

Testen

Wanneer de website opgeleverd wordt, is het heel (heel!) belangrijk dat jij als opdrachtgever uitvoerig test of alles werkt zoals het zou moeten werken. Wie kent zijn eigen doelgroep beter dan jijzelf? Dit testen gebeurt voor een groot gedeelte tijdens het vullen van de website. In dat proces loop je meestal nog wel tegen bepaalde bugs aan die de developers voor je kunnen fiksen. Tijdens deze fase is het belangrijk dat je kritisch door de website gaat en de strategie er nog een keer bij pakt. Zijn alle onderdelen die je in eerste instantie met de strateeg bepaald hebt ook terug te vinden in de nieuwe website? Als dat niet het geval is, geef dit dan tijdig aan zodat er nog voor livegang aanpassingen gedaan kunnen worden.

Puntjes op de i

Alle bugs zijn nu gefikst en je website is in principe klaar. Maar voordat de website echt live kan gaan, zijn er nog een aantal zaken die jij moet regelen:

• Een zogenaamde 301 lijst opstellen waarin je vermeld welke oude url’s vervangen worden door welke nieuwe urls.
• Doorgeven met wie wij contact kunnen opnemen om je website over te laten zetten naar de nieuwe hostingpartij.

💡 Houd er rekening mee dat je in de laatste week voor de daadwerkelijk livegang de zogenaamde developmentfreeze hebt. Je kunt dan geen content meer vullen of technische wijzigingen doorvoeren. Onze developers gebruiken deze week namelijk om de livegang van jouw nieuwe website voor te bereiden en tegelijkertijd creëren we met zo’n developmentfreeze een bepaalde rust en voorkomen we ad-hoc veranderingen.

4. Na livegang

Je hebt al genoeg gedaan, maar na livegang begint het eigenlijk pas echt. Je denkt dat je klaar bent en dat het verder allemaal vanzelf gaat maar niets is minder waar. Het is belangrijk dat je de website blijft ontwikkelen en monitoren. Wat doen de bezoekers op de site? Welke pagina’s functioneren goed? Welke presteren minder? Zijn er specifieke punten die je kunt optimaliseren zodat de doelstellingen – bijvoorbeeld het aantal leads of conversies – sneller en beter behaald worden? Schakel hierbij gerust onze hulp in. Het is natuurlijk zonde als je een geheel nieuwe website hebt en je er vervolgens geen aandacht meer aan schenkt en dus ook niet het maximale eruit haalt. Wij raden eigenlijk altijd aan om na een X aantal maanden een UX review te doen en op basis van data de volgende doorontwikkelingen te bepalen.

Zoals je ziet gaat er veel tijd zitten in het ontwikkelen van een nieuwe site, zowel voor jou als opdrachtgever als voor ons als bureau. Het is een intensief en dynamisch proces en jij bent absoluut de spil!