Slimmer én leuker werken: zo verbeter jij je workflow met AI

Identificeer de knelpunten in jouw workflow

Steeds vaker wordt onze tijd opgeslokt door saaie routinezaken, zoals het beantwoorden van mailtjes, het verwerken van data of het analyseren van markttrends. Deze relatief simpele taken zijn essentieel, maar tijdrovend om uit te voeren en allesbehalve inspirerend. Voordat je efficiënter kunt gaan werken, moet je eerst in kaart brengen hoe je huidige workflow in elkaar zit en welke knelpunten er zijn.

Maak een lijstje van al je dagelijkse werkzaamheden en geef elke taak een score op tijd intensiteit en plezier. Noteer ook de dingen die je ontzettend leuk vindt om te doen, maar waar je nu nog te weinig tijd voor hebt of vrijmaakt. Dit helpt je te bepalen welke taken je door AI wil laten uitbesteden.

‘’Door taken te scoren op tijd intensiteit en plezier, krijg je inzicht in waar AI het meest waardevol kan zijn.’’

AI als jouw persoonlijke stagiaire

Gebruik Artifical Intelligence als jouw persoonlijke stagiaire die je helpt bij het uitvoeren van tijdrovende taken. Dit kan bijvoorbeeld met ChatGPT. Deze slimme chatbot maakt gebruik van geavanceerde technologieën om vragen te beantwoorden, data te analyseren en te communiceren. Je kunt ChatGPT inzetten om samenvattingen te schrijven, vragen te beantwoorden of zelfs complete marketingstrategieën te bedenken. 

Onze AI-expert Jordy: ‘’Eén van de meest impactvolle toepassingen van AI in mijn werk is het gebruik van ChatGPT. Deze AI-tool stelt me in staat om in een fractie van de tijd persona’s uit te werken voor website strategieën, omdat je niet meer zelf door alle data hoeft te gaan. AI legt razendsnel verbanden, waardoor je een stuk efficiënter kunt werken. De tool ziet ook verbanden die je zelf misschien niet ziet, omdat je te diep in de materie zit. Het kan dus een handige manier zijn om jezelf scherp te houden. Aan jou wel de taak om de AI ook scherp te houden. Niet alles wat de AI zegt is waar. Daarnaast kan ik informatie door AI laten toetsen, ‘klopt deze persona als je al deze data uit een workshop doorneemt? Woont de doelgroep wel in Amsterdam? Je kan de input dan gemakkelijk laten checken om vervolgens te finetunen. Natuurlijk vereist het nog steeds menselijke input en controle, maar de tijdsbesparing is enorm.’’ 

Het geheim van AI: formuleer duidelijke prompts

Wanneer je een AI-tool als ChatGPT gebruikt is het essentieel om zeer duidelijke instructies, zogenaamde prompts, te formuleren. ChatGPT gedraagt zich namelijk als een eigenwijze puber. Als jij geen duidelijke instructies geeft, krijg je ook niet het resultaat waar je op hoopte. Hoe specifieker jouw input, hoe beter het resultaat. De truc is zelfs om zo duidelijk en concreet mogelijk voorwaarden te benoemen dat er eigenlijk geen ruimte meer is voor een eigen interpretatie van de chatbot.

 ‘’ChatGPT gedraagt zich als een eigenwijze puber. Wees zo duidelijk mogelijk met je instructies, zodat er geen ruimte is voor eigen interpretatie’’

De opdracht ’Schrijf een persona van 200 woorden’ geeft bijvoorbeeld een heel ander resultaat dan ‘Stel een persona samen op basis van kenmerk x en eigenschap y, waarbij kenmerken 1, 2 en 3 belangrijk zijn. Gebruik maximaal 200 woorden met een zakelijke tone of voice’. Wees dus zo specifiek en duidelijk mogelijk in je instructies. Zo voorkom je misverstanden en maximaliseer je de effectiviteit. Jordy voegt toe: ‘’Het is belangrijk om te bepalen wat je output moet zijn. Redeneer vervolgens zo terug dat je jouw prompt eigenlijk aan iemand anders zou kunnen geven en dat de uitkomst precies is wat je vraagt of nodig hebt. Dan weet je dat je een goede prompt hebt.’’

Probeer ook moeilijke woorden te vermijden. Jordy: ‘’AI-tools hebben moeite met woorden zoals ‘geen’ en ‘niet’. Opdrachten waarin gevraagd wordt om een tekst niet langer dan 5 zinnen te maken en geen Engelse woorden te gebruiken, worden als lastig ervaren. Wees dus zo specifiek mogelijk: ‘ik wil een tekst van maximaal 25 Nederlandse woorden.’ Mijn tip? Begin met eenvoudige, heldere prompts en experimenteer later met complexere verzoeken. Sla ze tussendoor op en bekijk wat wel en niet werkt. Het voortdurend verfijnen van deze prompts is essentieel, want AI past zich aan naar jouw instructies. Gebruik dus ook nieuwe chats als je jouw prompt hebt aangepast. Anders gaat deze door op jouw eerdere prompt en kun je niet testen hoe duidelijk of zuiver de nieuwe prompt is. Als je een nieuwe chat opent en de prompt erin zet, moet de chat vanuit 0 informatie iets gaan doen. In een bestaande chat kan deze terug refereren en zelf al dingen in gaan vullen. Iets wat je wilt voorkomen.

Jouw rol in het AI-tijdperk

Vind je het spannend om met Artificial Intelligence aan de slag te gaan? Het integreren van AI in je workflow betekent niet dat je verantwoordelijkheden uit handen geeft. Integendeel. Het vereist actieve betrokkenheid en controle. Gebruik jouw persoonlijke expertise om de output van AI te beoordelen en waar nodig aan te passen. Wees kritisch op de juistheid en relevantie van de informatie en blijf je vakgebiedskennis bijwerken. Met de juiste begeleiding en controle biedt AI geweldige mogelijkheden om taken te automatiseren en nieuwe inzichten te verkrijgen.